IT carve-outs og konsolideringer: De 3 største udfordringer – og hvad der virker i praksis

Det overrasker nok ikke mange, at en konsolidering eller et carve-out af det komplette IT–landskab aldrig ”bare er et IT–projekt”. Det starter ofte som en strategisk forretningsbeslutning, men ender hurtigt som en kompleks øvelse i overblik, afhængigheder og samarbejde – alt imens virksomhedsdriften skal fortsætte uforstyrret.

Hos Mindcore arbejder vi med carve-outs og konsolideringer i enterprise-miljøer, hvor kritisk drift skal fortsætte samtidig med transformationen. 

Jeg har talt med Mindcores IT transformationsekspert, Lars Fruensgaard, om konkrete erfaringer fra carve-outs og konsolideringer samt de greb, der gør det komplekse eksekverbart i praksis.  

Top 3 udfordringer ved carve-outs og konsolidering (samt hvorfor de opstår)

Lad os starte med den generelle udfordring, som mange virksomheder erfarer, når de igangsætter denne slags projekter. DE ER KOMPLEKSE.  

Det er der en række årsager til, og i hver virksomhed vil der være unikke elementer, der gør sig gældende. Hos Mindcore har vi dog identificeret en række fælles nøglefaktorer, der skaber høj kompleksitet. 

En moderne virksomheds IT-infrastruktur og applikationer er bygget som et hus, og hos store organisationer, er de reelt set bygget ’lag-på-lag’ som skyskrabere. Dette med alt hvad det indebærer af synlige og usynlige forbindelser, funktionalitet og arbejdsgange. Det betyder, at når store virksomheder står overfor en større konsolidering eller carve-out, så svarer det til at rykke en skyskraber fra punkt A til punkt B – hvilket i den fysiske, såvel som den digitale, verden er en kompliceret opgave. I den forbindelse støder vi typisk på de følgende tre udfordringer: 

1) En forretningsbeslutning med store IT konsekvenser 

Ved opkøb eller frasalg af virksomheder er processen typisk drevet af strategiske forretningsmæssige vurderinger. Vi oplever, at IT ofte ikke er en central del af forløbet. Det betyder at den konkrete opgave med at scope og planlægge den IT-mæssige del som regel først starter, når den kommercielle del er afsluttet. 

Lars Fruensgaard udtaler: 

”Det er ofte først, når den forretningsmæssige del er faldet på plads, at nogen begynder at tænke alvorligt på IT. Det betyder, at IT-organisationen kan stå med en ’bunden opgave’ uden at have været involveret i forløbet.” 

Konsekvensen er klassisk: IT skal understøtte forretningen, men mangler ofte indledningsvist det nødvendige overblik over afhængigheder, scope og prioriteringer. Ved denne slags projekter kommer der ofte også et højt pres fra forretningen, da man typisk ønsker at skabe en fælles intern identitet, “dag 1” synlighed i markedet og gevinstrealisering. Kombinationen af begrænset overblik og højt forventningspres skaber ofte et vanskeligt udgangspunkt for transformationen.

2) Kompleksiteten skaber friktion for “Hvor starter vi?” 

I store virksomheder er carve-outs sjældent rene og afgrænsede. Ofte er det en integreret forretning med fælles systemer, platforme, infrastruktur og netværk, og så handler meget af arbejdet om at skille tingene ad.  

Lars Fruensgaard fremhæver:  
”En af de største udfordringer i starten er at skabe overblik og forstå, hvad der reelt er omfattet af transformationen. Samtidig er der så mange beslutninger og afhængigheder, hvilket forstærker følelsen af manglende overblik og usikkerhed om sekvens og prioritering af handlinger. Her er vores klare erfaring; Hvis man prøver at spise “hele elefanten” på én gang, kommer man aldrig i gang.” 

3) Midlertidige løsninger bliver hurtigt permanente – og skaber nye afhængigheder 

Når forretningen vil ud med ny branding og identitet, opstår der ofte et ønske om hurtige, taktiske greb: ny mailidentitet, nye signaturer, website osv.  

Lars Fruensgaard udtaler:
”Disse taktiske løsninger kan skabe luft i planen, men det risikerer også at reducere presset for at gennemføre det egentlige IT carveout eller konsolidering. Så ender man med midlertidige ’workarounds’, der gør det sværere at nå optimalt i mål senere.”  

Hvad der ofte starter som et velment ønske fra IT om at imødekomme forretningen, så de kan fokusere på effektiv drift og gevinstrealisering, risikerer i disse tilfælde at blive tekniske eller organisatoriske benspænd. Når hverdagen fortsætter, opdages konsekvenserne ofte først senere – hvor de er dyrere og vanskeligere at håndtere. 

Vores læringer på tværs af mange gennemførte carve-outs og konsolideringer er, at midlertidige løsninger ofte udskyder løsningen af rodproblemet, øger kompleksiteten og har en tendens til at blive permanente.  

Hvad virker i praksis? Elefanten, synlige resultater og tillid

1. Spis elefanten i bidder: afgrænsning, afprøvninger og en runbook der kan skalere 

Transformationer i denne skala er komplicerede og forbundet med megen usikkerhed. Derfor bør man som virksomhed ikke gå efter at spise hele elefanten på én gang eller forsøge at forstå hele elefanten, før man starter. Brug workshops til at afgrænse mindre områder, og bryd forandringen ned i operationelle PoC’er med løbende test og validering, så man gradvist bygger en tilgang, der kan skaleres. 

2. Skab synlige resultater: forretningen skal kunne se fremdrift undervejs 

De største transformationer kan nemt strække sig over måneder og sågar år. Derfor er det risikabelt at bruge meget lang tid på planlægning uden synlig effekt. Uden synlig fremdrift på den korte bane, risikerer man, at forretningen finder sine egne midlertidige løsninger – og fokus på den egentlige transformation forsvinder. Derfor er det essentielt at gøre fremdrift synlig, gå efter de lavthængende frugter, vær pragmatisk (genbrug før man bygger nyt), og kommuniker under hele transformationen. 

3. Etablér tillid: Igennem tydelige roller, integritet og åben kommunikation 

Succes handler i høj grad om tillid. Det drejer sig om tillid til, at projektteamet kan tage organisationen “gennem skoven” til den anden side. Det gælder også, selvom man ikke kan komme med en standardiseret færdig løsning fra dag et, fordi transformationer er unikke og kræver et tæt, iterativt samarbejde.  

Det stiller krav til både problemløsning og interessenthåndtering: Der er mange parter, beslutninger der “gør ondt”, og nogle mennesker kan stå i svære situationer i forbindelse med organisatoriske ændringer. Derfor anbefaler vi altid, at der etableres tydelige roller med fokus på høj integritet og åben kommunikation igennem processen. Denne tilgang understøtter nemlig tillid til processen, hvilket er et grundlæggende fundament for succes. 

Sådan hjælper Mindcore i praksis

Først og fremmest har Mindcore den nødvendige erfaring med carve-outs i en række store virksomheder. Et eksempel på dette kan man læse mere om her.  

Vi arbejder handlingsorienteret. Det betyder, at vi afprøver løsninger tidligt via PoC’er for at identificere, hvad der virker bedst i jeres organisation – uden at trække unødige ressourcer ud af organisationen og projektet. 

Vi er bevidste om, at vores spidskompetence ligger i at drive transformationen. For at lykkes arbejder vi i tæt samarbejde med jeres specialister og leverandører på de områder, hvor det er relevant. 

Hvis du vil læse mere om vores tilgange til IT transformationer, anbefaler jeg følgende skriv: 

Fire nøgleprincipper der får dig godt igennem IT Transformationen – Mindcore 
Når stafetten skal gives videre – Sådan undgår du kendte faldgruber og kommer succesfuldt igennem et skift af IT driftsleverandør  – Mindcore 

Står I foran et carve-out eller en konsolidering?

Skriv eller ring til Practice Lead for IT Transformation & Projektledelse, Benjamin Dalgaard von Eyben, så aftaler I en uforpligtende snak og erfaringsudveksling.  

Telefon: 22 73 13 53 
E-mail: BDA@mindcore.dk