Fire nøgleprincipper der får dig godt igennem IT Transformationen

Et formål, to udgangspunkter, tre udfordringer samt fire nøgleprincipper der kan hjælpe dig med at finde vej igennem IT-transformationen. 

Komplekse IT-transformationer er aldrig bare tekniske projekter. De er essentielle forandringsrejser, hvor succes afhænger af meget mere end blot teknologi. Det handler om forretningsprocesser, sikring af virksomhedens aktiver/operation, samt vigtigst af alt = MENNESKER. 

I denne artikel har vi opridset en række af de læringer, vi har gjort os i arbejdet med IT-transformationer. Vi kommer omkring formål, årsager, udfordringer og til sidst afslutter vi med fire nøgleprincipper, som vi har erfaret kan højne sandsynligheden for at lykkes med IT-transformationen. 

Et formål med IT-Transformationen

Formålet er, som oftest, at skabe en forandring, der har vedholdende og positiv effekt på organisationens bundlinje. Fundamentalt at forandre IT-centralnervesystemet sætter store krav til virksomheden. Derfor er det vigtigt at skabe klarhed over formålet samt hvorfor behovet for IT-transformationen – den såkaldte ’brændende platform’ – er så essentiel for virksomheden.  

Dette leder til næste pointe, transformationens udgangspunkter, hvor vi ofte oplever to centrale årsager til at transformationer igangsættes.

To udgangspunkter går ofte igen, når transformationen igangsættes 

Transformationen kan initieres af mange årsager, men vi ser ofte to mønstre gå igen. 

Den første er den vi kan kalde forretningsdrevet transition. Dette sker ofte i forbindelse med store strategiske beslutninger for virksomheden. Det kunne være et opkøb af en konkurrent, en konsolidering af organisationen eller et behov for at konkurrenceudsætte centrale IT-systemer, så nye partnerskaber kan skabes og økonomiske gevinster kan realiseres.  

Her taler vi om store forandringer for virksomheden, hvor den øverste ledelse har taget en beslutning. ”Vi skal dén vej”! 

I sådanne transformationer er det ofte mere gavnligt at gå til opgaven som en IT-transition, hvor man f.eks. skal flytte kompleks infrastruktur og systemer fra A til B uden at forandre dem væsentligt.  

Fokus er her på stabilitet og at holde kritiske systemer i luften, imens organisationen forandrer sig markant. 

Det andet udgangspunkt vi ofte ser, er det vi kalder teknologidrevet transformation. Eksempler på dette kan være at nye muligheder med teknologi, såsom Cloud, AI eller cybersikkerhed, nødvendiggør en forandring. Her er ønsket reelt at ændre måden medarbejderne arbejder på, gøre ting på nye måder og foretage en egentlig transformation af i dag, for at opnå et bedre i morgen. 

Selvom disse to udgangspunkter adskiller sig en del fra hinanden, er der også ligheder og udfordringer der går på tværs. Dem dykker vi ned i herunder. 

Tre ting der kan gå galt i komplekse IT-transformationer 

Hos Mindcore har vi gennemført IT transformationer i mange former – fra strategiske IT-forandringer til leverandørskifte samt carve-outs og integrationer efter frasalg eller opkøb. Undervejs har vi identificeret tre typiske faldgruber, som igen og igen skaber problemer, hvis de ikke adresseres tidligt og konsekvent. 

  1. Manglende beslutningskraft
    Når beslutninger trækker ud, bremses fremdriften. I komplekse transformationer skal der træffes mange beslutninger hurtigt og kvalificeret. Uden tydelig governance og mandat til at handle, vil transformation stagnere. 
  1. Oversete afhængigheder
    Eksterne afhængigheder som netværk, firewalls, hardware og tredjepartsleverandører kan forsinke hele projektet, hvis de ikke er tænkt ind fra starten. Det kræver erfaring og overblik at identificere og håndtere disse i tide. 
  1. Utilstrækkelig planlægning og validering
    Det kan virke fristende at komme hurtigt i gang, men uden grundig analyse, planlægning og test, bliver eksekveringen usikker. Tid brugt på forberedelse er sjældent spildt – det er fundamentet for succes. 

Med disse erfaringer i mente, arbejder vi med fire nøgleprincipper, når vi gennemfører IT-transformationer hos vores kunder. 

Fire Nøgleprincipper vi tager med os i alle projekter 

  1. Nedbryd kompleksiteten
    Vi forsøger aldrig at “spise hele elefanten på én gang”. I stedet arbejder vi med workshops og Proof of Concepts (PoCs), hvor vi tester og validerer i mindre bidder. Det skaber fremdrift og læring undervejs – og kan bl.a. være med til at bygge en skalerbar runbook for eksekvering. 
  2. Skab synlig fremdrift
    Små sejre og “low hanging fruits” er vigtige. De skaber momentum og tillid i organisationen. Vi kommunikerer løbende og fokuserer på slutbrugeroplevelsen – det er her forandringen mærkes. 
  1. Automatisér for skalering
    Repetitive opgaver skal automatiseres så tidligt som muligt. Det reducerer afhængighed af enkeltpersoner og manuelle processer – og sikrer transparens og én fælles sandhed. 
  1. Undgå midlertidige løsninger
    Workarounds har det med at blive permanente. Vi arbejder for at løse roden til problemet – ikke symptomerne. Samtidig sikrer vi fleksibilitet i overgangsfasen, fx via B2B-adgang og co-existence mellem tenants. 

Sådan hjælper vi i Mindcore

Hos Mindcore kombinerer vi årelang erfaring med komplekse IT-transformationer med en gennemprøvet metode og dyb forretningsforståelse. Vi tager ansvar, skaber fremdrift, og sikrer, at transformationen ikke bare bliver gennemført, men også forankret. Vores tilgang er skalerbar, og kan tilpasses til både små strategiske ændringer og store, komplekse transformationer. 

Typisk griber vi transformationer an gennem fem faser: 

Scope: Vi starter med at definere opgaven klart og få sign-off fra nøgleinteressenter. Det sikrer fælles forståelse og retning fra begyndelsen. Dette afsæt er enormt vigtigt for de kommende faser. 

Analyse: Med udgangspunktet i det konkrete scope kortlægger vi den nuværende tilstand (as-is) og den ønskede fremtid (to-be), så vi kan planlægge og estimere realistisk. Her inddrages ofte forskellige kompetencer og specialer, afhængigt af det definerede scope. 

Byg: Vi designer og bygger den fremtidige løsning og udarbejder detaljerede transformationsplaner for brugerne, infrastrukturen og applikationerne. 

Migrering: Vi tester løsninger og gennemfører selve migreringen. Vi fokuserer på en glidende overgang til drift. Ofte vil vi her fokusere på stabilitet i transitionen, så din forretning kan køre uberørt videre, imens migreringen foregår.  

Stabilisering og Afslutning: I den sidste fase lukker vi projektet, hvor vi ofte afvikler legacy infrastruktur, dokumenterede erfaringer og får projektluk signoff fra projektets styregruppe. 

Ræk ud til os – vi står altid til rådighed med et godt råd

Vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe din organisation med en succesfuld IT-transformation? 

Tag fat i Benjamin Dalgaard von Eyben – vi tager gerne en uforpligtende snak og deler vores erfaringer fra IT-transformationer såsom Leverandørskifte, M&A Integrationer, Cloud migreringer, Teknologi governance eller IT Sikkerhed og Compliance såsom CIS18 implementering eller klargørelse til NIS2.