Når stafetten skal gives videre – Sådan undgår du kendte faldgruber og kommer succesfuldt igennem et skift af IT driftsleverandør 

At skifte IT-driftsleverandør er lidt som at flytte hele familien til et nyt hus – midt om natten – uden at vække børnene. Det kræver planlægning, overblik og en god portion tålmodighed. For det er ikke bare servere og systemer, der skal flyttes – det er forretningens puls, der skal holdes stabil under hele operationen.  

Jeg tog en snak med Rasmus Steglich-Andersen, Director i Mindcore, om hans erfaringer og anbefalinger til, hvordan man bedst griber opgaven an. Rasmus har været med til at skifte driftsleverandør adskillige gange, og har et par gode råd, hvis du står foran at konkurrenceudsætte din IT–infrastruktur og / eller applikationer. 

🎯 Start med at forstå jeres behov – og leverandørlandskabet

Ifølge Rasmus begynder en succesfuld leverandørskift med en grundig forståelse af organisationens behov og en analyse af markedet. Det handler om at finde den rette type leverandør – ikke nødvendigvis den største eller billigste. 

🔹 Definér jeres sourcing strategi og scope: Hvad skal leverandøren levere, og hvilke dele af driften skal være omfattet? Skal det være en fuld outsourcing eller en delt model? 

🔹 Gennemfør en markedsanalyse: Globale giganter eller lokale specialister? Hvem taler jeres sprog – både teknisk og kulturelt? Her gælder det om at undersøge forskellen mellem store aktører med bred kapacitet og lokale specialister med nichekompetencer. Hvem matcher bedst jeres krav? 

🔹 Vurder geografisk tilstedeværelse: Har I brug for en leverandør, der kan operere på tværs af landegrænser – eller er lokal tilstedeværelse og nærhed vigtigere? 

“Det handler om at finde det rette match – både teknisk og kulturelt,” siger Rasmus. Der findes ikke noget universelt korrekt svar i disse situationer, da det afhænger af dine krav og behov. Det er derfor gavnligt at række bredt ud i jeres organisation, så behov og krav til den fremtidige leverandør kortlægges og prioriteres.  

💡Hvad driver beslutningen om at skifte leverandør?

Motivationen for at skifte leverandør varierer, men Rasmus peger på tre typiske drivkræfter, som han ser hos både offentlige og private kunder: 

🔹 Indkøbs- og lovbestemte krav: I den offentlige sektor skal kontrakter konkurrenceudsættes ved udløb – det er ikke et valg, men et krav. Mange større private organisationer har også definerede indkøbsprocesser, der kræver at driften konkurrenceudsættes med jævne mellemrum.  

🔹 Økonomisk incitament: Ofte ønsker kunden, at organisationen får den bedste ydelse til den mest konkurrencedygtige pris. Det er dog vigtigt, her at bemærke, at et valg af leverandør ikke bør afhænge af, hvor langt man kan forhandle prisen ned. Det handler lige så meget om at finde et bæredygtigt partnerskab, hvor pris og kvalitet går hånd i hånd, og hvor partneren også kan få en bæredygtig forretning ud af aftalen.  

🔹 Service- og teknologisk udvikling: Nye leverandører kan nogle gange tilbyde bedre performance, mere automatisering og proaktiv optimering – og det kan derfor være relevant at skifte leverandør for at få adgang til ny teknologi og innovation. 

⚠️Kend faldgruberne – og undgå dem

Selvom intentionen er god, er der flere klassiske fejl, som organisationer ofte falder i, når de skifter driftsleverandør: 

🔹 Overoptimistiske tidsplaner: Rom blev ikke bygget på en dag. Det bliver jeres nye IT-drift heller ikke. Mange undervurderer, hvor lang tid et udbud, forhandling og selve overdragelsen tager. Det kan føre til hastværk og fejl. Vi ser tit, at virksomheder kommer for sent i gang med processen, og det resulterer desværre ofte i at processen og resultatet ikke indfrier forventningerne. 

🔹 Manglende dokumentation af eksisterende infrastruktur og applikationer: Hvis I ikke ved, hvad I har, hvordan skal den nye leverandør så vide det?  

Uden en detaljeret kortlægning af jeres nuværende setup risikerer I at stå med en “black box” hos den nye leverandør – og uventede ekstraregninger eller en leverandør der ikke kan levere det aftalte scope. 

🔹 Dårligt defineret exit-strategi: Hvis kontrakten ikke indeholder klare og betalte forpligtelser til overlevering, kan I miste adgang til viden og systemer – og ende med at betale dyrt for at få dem tilbage. Det kan være fristende at undlade at prioritere en robust exit-service, men erfaring har lært os, at det kan være enormt gavnligt at have den afgivende leverandør med på banen, når servicen skal overgå til den nye leverandør. Hvis I ikke har en klar plan for overdragelse, kan det ende med at koste dyrt – både i kroner og i nattesøvn. 

Sådan sikrer I en god og tryg proces

Mindcore anbefaler at starte processen i god tid – gerne 1,5–2 år før kontraktudløb. Det giver ro til at planlægge og eksekvere uden unødigt hastværk. 

Råd #1: Gå i gang i tide – hastværk er lastværk: Lav en mini-evaluering af den eksisterende aftale og begynd at udvikle udbudsmaterialet, inkl. budget og kravspecifikationer. Bare fordi vi ikke arbejder med raketvidenskab, kræver det stadig forberedelse. 

Råd #2 Foretag en grundig kortlægning af infrastruktur og applikationer: Involverer både tekniske specialister og forretningsbrugere, så I får et komplet billede af jeres behov og kan stille de rigtige krav. 

Råd #3 Exit-aftale med klare leverancer: Indbyg en betalt exit-ydelse i kontrakten, som inkluderer: 

  • Fastlagte ressourcer (antal timer og kompetencer) 
  • En metodebeskrivelse for overdragelse til ny leverandør eller insourcing 
  • Evalueringskriterier for kvaliteten af exit-leverancen 

“En god exit-aftale er jeres sikkerhedsnet – den sikrer, at I ikke mister viden og kontrol, når infrastruktur og applikationer skifter adresse” understreger Rasmus. 

Hvordan Mindcore hjælper jer hele vejen

Hos Mindcore har vi erfaringen, kompetencerne og strukturen til at hjælpe jer sikkert igennem hele processen – fra de første overvejelser til den endelige transition. 

🔹 Program- og projektstyring: Vi sikrer, at alle faser – fra analyse til implementering – bliver gennemført til tiden og inden for budget. 

🔹 Teknisk ekspertise: Vores tekniske specialister kan hjælpe jer med at definere jeres ønskeliste, foretage due diligence på nye leverandør og være en faglig støttende aktør – på både afgivende og modtagende side. Som partner bidrager vi med viden og indsigt omkring, hvad teknologien kan på nuværende tidspunkt, men også hvor den forventes at bevæge sig hen i de kommende år. Dette kan alt sammen være essentielle faktorer at indkalkulere i sit udbudsmateriale. 

🔹 Rådgivning i kravspecifikationer: Vi hjælper jer med at prioritere “need to have” vs. “nice to have” og sikrer, at leverandørerne får det kreative spillerum, de behøver for at byde kvalificeret ind og tilføje ny værdi. 

🔹 Exit-planlægning: Vi udarbejder detaljerede overdragelses- og exit-aftaler, så I undgår uforudsete udgifter samt bevarer viden og kontrol under hele processen. 

Overvejer I at skifte driftsleverandør?

Vi tager meget gerne en kop kaffe og taler om netop den situation jeres virksomhed eller offentlige instans står i. 

Ring til Practice Lead for IT Transformation & Projektledelse, Benjamin Dalgaard von Eyben, på telefon 22 73 13 53, så aftaler vi en uforpligtende snak og erfaringsudveksling. 

“Vi sikrer, at processen bliver struktureret, gennemsigtig og med færrest mulige overraskelser,”
Rasmus Steglich-Andersen, Director. 

Læs mere om Rasmus her